Ohjelmistojen käyttöönotto outsourcing voi tuntua pelottavalta. Olet ehkä kuullut kauhutarinoita kumppaneista, jotka ovat varastaneet immateriaaliomaisuutta, ylittäneet budjetin ja niin edelleen. Todennäköisesti sinulla on paljon kysymyksiä IT:stä outsourcing.
Onneksi meillä on vastauksia. Muista, että 78 % outsourcing -suhteista on erittäin myönteisiä. Kuten missä tahansa liikesuhteessa, on tärkeää tehdä huolellinen taustatutkimus ja käsitellä mahdolliset huolenaiheet. Näin voit minimoida riskit ja parantaa kokemustasi kokonaisuudessaan.
Jotta voisit tutustua yleisiin haasteisiin, Netcorpin asiantuntijat ovat koonneet IT-aiheisia kysymyksiä ja vastauksia osoitteeseen outsourcing. Usein nämä haasteet ovat ”sopimuksen katkaisijoita”, joten tarjoamme myös strategioita niiden voittamiseksi. Näiden asioiden käsittely etukäteen antaa sinulle varmuutta yhteistyössä IT-kumppanisi kanssa.
Ei ole mitään pahempaa kuin se, että huomaat, että palveluntarjoajasi on varastanut tai vuotanut IP-osoitteesi. Siksi on ehdottoman tärkeää varmistaa oikeutesi.
Teollis- ja tekijänoikeuksien riskienhallinta keskittyy usein tiukkojen sopimusten ja asiakirjojen laatimiseen (katso lisätietoja oppaastamme”Ohjelmistojen teollis- ja tekijänoikeuksien suojaaminen: parhaat käytännöt”). Nämä oikeudelliset asiakirjat ovat ensisijainen puolustuslinjasi, joten varmista, että:
Tämän kattavan asiakirja-aineiston lisäksi sinun tulee ottaa huomioon immateriaalioikeuksiin liittyvät seikat kumppania etsiessäsi. Tutki palveluntarjoajan sijaintipaikan paikallisia immateriaalioikeuksien suojauskäytäntöjä ja lakeja. Jos yrityksesi toimii Euroopan unionissa, varmista paras mahdollinen suoja valitsemalla EU:ssa toimiva kumppani. Myös muissa maissa voi olla tiukkoja immateriaalioikeuslakeja, jotka tuovat sinulle mielenrauhaa (katso maakohtainen vertailu täältä).
Samalla on syytä varmistaa, ettei yhteistyökumppanisi vahingossa paljasta tai menetä immateriaalioikeuksia. Siksi sinun tulisi aina keskustella immateriaalioikeuksiin liittyvästä tietoisuuskoulutuksesta ja turvallisuusohjeista.
Tietoturva on nykyään välttämätöntä IT-alalla outsourcing. 83 % yrityksistä joutuu vuosittain useamman kuin yhden tietoturvaloukkauksen kohteeksi. Erityisesti etätyöskentely voi altistaa yrityksesi riskeille. Tämä johtuu siitä, että jokaisella tiimin jäsenellä on oma, yksilöllinen työympäristönsä.
Olipa IT-kumppanisi paikallinen tai kansainvälinen, on olennaisen tärkeää varmistaa alan paras tietoturva. Tätä varten kannattaa valita ohjelmistokumppani, jolla on vankka tietoturvasuunnitelma, joka sisältää seuraavat seikat:
Jokaisella yrityksellä on erilaiset tarpeet, etenkin kun kyseessä on arkaluonteisia tai henkilötietoja. Muista sisällyttää turvallisuussuunnitelma sopimukseesi, jotta odotukset ovat selkeät. On myös hyvä määritellä hätätilanteiden viestintäkäytännöt, jotta saat tiedon mahdollisista ongelmista mahdollisimman pian.
Viestintä on suurin syy siihen, miksi IT- outsourcing -hankkeet epäonnistuvat. Voit voittaa todennäköisyydet luomalla sujuvia viestintäkanavia (katso lisätietoja oppaastamme”Tehokkaan viestinnän saavuttaminen ohjelmistokehityksessä Outsourcing”). Tähän liittyy usein säännöllisiä tilannekatsauksia, parhaita projektinhallintatyökaluja ja selkeitä KPI-mittareita. Hyvin dokumentoidut prosessit ovat myös hyödyllisiä odotusten asettamisessa ja sidosryhmien osallistamisessa.
Mitä yksityiskohtaisempi suunnitelmasi on, sitä sujuvampaa viestintä on. Ennen kuin palkkaat yhteistyökumppanisi, muista kysyä myös kielellisistä ja kulttuurisista esteistä. Esimerkiksi tiimin jäsenten englannin kielen taitotasoa kannattaa tarkistaa kokeilukokouksen aikana. Myös määräaikoja, laatua jne. koskevat vaatimukset tulisi määritellä etukäteen.
Yleisesti ottaen voit ehkäistä väärinkäsityksiä kommunikoimalla runsaasti. Muista myös, että parhaat IT-kumppanit tunnetaan avoimuudestaan. Jos kumppanisi vastustaa avoimia viestintäkanavia, kannattaa ehkä etsiä vaihtoehtoa muualta.
Huono laatu on yksi suurimmista pelkoista, kun ryhdytään IT- outsourcing-hankkeeseen. Huonolaatuinen projekti voi maksaa sinulle resursseja, asiakkaita ja yleistä mainetta. Voit kuitenkin hyödyntää valvontamenetelmiä varmistaaksesi, että koodin laatu ja johdonmukaisuus ovat vaatimusten mukaisia.
Varmista ensinnäkin, että yhteistyökumppanisi käyttää ketterää menetelmää ohjelmistokehityksessä. Tämä menetelmä poistaa yleisiä laatuongelmia jatkuvien palautekierrosten avulla. Kuten voit kuvitella, ketterä menetelmä takaa jatkuvasti korkealaatuiset tulokset.
Lisäksi kumppanisi tulisi huolehtia perusteellisesta laadunvarmistuksesta ja testauksesta aikataulusi puitteissa (tutustu uusimpaan oppaaseemme ja lue, miksi ohjelmistotestaus outsourcing on ratkaisevan tärkeää tuotteen menestykselle). Loppujen lopuksi 62 % ohjelmistovirheistä johtuu testaamattomasta koodista. Laadunvarmistus auttaa tiimejä löytämään vikoja ja virheitä, minkä ansiosta voit vähentää käyttökatkoja ja asiakastyytyväisyyden heikkenemistä. Varmista, että kumppanisi huolehtii laadunvarmistustestauksesta ja että se sisältyy projektisi laajuuteen.
IT- outsourcing in avulla maailma on ulottuvillasi. Kaikki etätyöskentelypaikat eivät kuitenkaan ole samanlaisia. Tietyt alueet saattavat sopia paremmin yrityksesi työkulttuuriin, teknologiapinoon ja/tai budjettiin.
Nearshoring – eli tilanne, jossa sinä ja yhteistyökumppanisi sijaitsevat samalla alueella – on suositeltavaa. Tämä johtuu siitä, että kulttuurinen läheisyys on suurempi ja saatatte puhua samaa kieltä. Lisäksi aikavyöhyke-erot pienenevät, mikä helpottaa työaikojen päällekkäisyyttä.
Tietenkin jokaisella IT- outsourcing -kohteella on omat teknologiset erikoisalansa. Joissakin tapauksissa saatat valita kumppanin sen perusteella, kuinka syvällistä asiantuntemusta sillä on tietystä ohjelmointikielestä tai teknologiasta. Muista kuitenkin perehtyä paikallisiin lakeihin (kuten immateriaalioikeuksiin ja tietosuojaan) varmistaaksesi, että tuotteesi on suojattu.
Hinta on myös merkittävä tekijä ohjelmistokehityksen sijaintipaikan valinnassa outsourcing. Kaiken kaikkiaan Itä-Eurooppa, Latinalainen Amerikka ja Aasian ja Tyynenmeren alue tarjoavat kustannustehokkaimmat hinnat. Näillä alueilla on erinomaisia osaajia, ja hinnat ovat alhaiset verrattuna Yhdysvaltoihin ja Länsi-Eurooppaan. Tutustu kattavaan oppaaseemme parhaista IT-kehityksen sijaintipaikoista outsourcing saadaksesi lisätietoja!
Aikavyöhyke-erot voivat vaihdella, kun ryhdyt IT- outsourcing-hankkeeseen. Ihannetapauksessa kannattaa varata vähintään 3–5 tuntia, jolloin työajat ovat osittain päällekkäisiä, jotta yhteistyö sujuu saumattomasti. Muutoin suuret aikavyöhyke-erot voivat vaikuttaa projektin koordinointiin ja aikatauluun. Myös tiimin motivaatio voi olla heikkoa, ellet pysty sitouttamaan etätyöskenteleviä kehittäjiä.
Oletetaan, että kumppanisi sijaitsee 4 tunnin matkan päässä. Tällöin saatatte olla samanaikaisesti tavoitettavissa koko aamupäivän ajan. On tärkeää varata nämä tunnit kokouksille ja palautekeskusteluille. Muina aikoina päivästä voit hallinnoida projektia etäyhteydellä käyttämällä haluamiasi työkaluja.
Jos kumppanisi kuitenkin sijaitsee toisella puolella maailmaa ja aikaero on yli 8 tuntia, tilanne voi muuttua hieman hankalammaksi. Luottamus on tällaisissa tapauksissa ratkaisevan tärkeää. Vaikka haluatkin välttää liian tarkkaa valvontaa, sinun tulisi sopia säännöllisestä raportoinnista (päivittäin, viikoittain jne.). Voit myös hyödyntää vankempia menettelytapoja, kuten paikan päällä toimivaa projektipäällikköä ja parhaita asynkronisia työkaluja (kuten Loom, Asana jne.).
Kustannukset eivät ole enää tärkein IT-hankkeiden ratkaiseva tekijä outsourcing. Budjetin noudattaminen on kuitenkin edelleen olennaisen tärkeää minkä tahansa projektin onnistumisen kannalta.
Jopa alan johtavat toimijat kamppailevat tämän kanssa. Otetaan esimerkiksi Forbesin kuuluisa esimerkki Denverin kansainvälisen lentokentän automatisoidusta matkatavaroiden käsittelyjärjestelmästä. Laajuuden laajeneminen johti siihen, että projekti viivästyi 16 kuukautta ja ylitti budjetin 569 miljoonalla dollarilla. Asiantuntijoiden mukaan tämä johtui siitä, että alan sidosryhmiä ei otettu huomioon. Tämän seurauksena projektin vaatimuksia ei dokumentoitu asianmukaisesti.
Jotta vältät tällaisen tilanteen, arvioi projektisi visio ja laajuus realistisesti. Käytä tähän aikaa. Tee alustava markkinatutkimus, haastattele sidosryhmiä ja perehdy asiakkaiden ongelmakohtiin. Näin saat vankan käsityksen vaatimuksista, kuten tiimin koosta, käytettävistä teknologioista jne.
Seuraavaksi voit määritellä projektisi tarkasti sopimuksessasi. Vältä piilokustannuksia ja laajuuden laajenemista kuvaamalla yksityiskohtaisesti kaikki keskeiset ominaisuudet. Näin vältät uusien toimintojen lisäämisen tai niiden muuttamisen projektin aikana.
Vaikka valittavana on useita hinnoittelumalleja, yleensä ”aika ja materiaalit” (T&M) -sopimus on paras vaihtoehto (lue oppaamme”Kiinteähintaisten ja aika- ja materiaalipohjaisten sopimusten edut ja haitat ohjelmistokehityksessä Outsourcing” selvittääksesi miksi). Tämän tyyppisessä sopimuksessa laskutus perustuu kehittäjien työtunteihin, ei välitavoitteisiin. Toisin sanoen voit priorisoida tavoitteita, tehdä muutoksia ja muuttaa suuntaa tarpeen mukaan. Kaikki tämä ilman kiinteähintaisen sopimuksen aiheuttamia lisäkustannuksia.
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, ohjelmistotoimittajasi ei välttämättä täytä odotuksiasi. Seuraavat varoitusmerkit viittaavat siihen, että on aika lopettaa yhteistyö:
Ennen kuin jatkat eteenpäin, sinun tulisi ensin arvioida riskit ja hyödyt. Tarkista sopimuksesi ja keskustele sidosryhmien kanssa selvittääksesi oikeudelliset velvoitteesi. Äärimmäisissä tapauksissa sopimusrikkomusmaksujen maksaminen voi olla sen arvoista, jotta voit katkaista suhteet.
Ihannetapauksessa sopimukseesi sisältyy irtautumissuunnitelma. (Kannattaa muistaa, että 50 % outsourcing -suhteista päättyy viiden vuoden kuluessa.) Hyvän suunnitelman avulla voit saada asian päätökseen ja valmistautua siirtymävaiheeseen. Mieti, miten hoidat osaamisen siirron, arkaluonteisten tietojen käsittelyn ja ylläpidon siirtymäkauden aikana.
Vaikka kokemuksesi olisi ollut kielteinen, yritä välttää suhteiden katkaisemista. Hyödynnä oppimiasi asioita, jotta voit arvioida toimittajia tulevaisuudessa entistä tarkemmin. Älä myöskään unohda sisällyttää seuraavaan sopimukseesi irtisanomissuunnitelmaa (lue lisää uusimmasta oppaastamme)!
Voit aloittaa seuraavan ohjelmistoprojektisi rauhallisin mielin, kun olet ottanut huomioon kaikki ratkaisevat tekijät. Vaikka IT- outsourcing issa on omat haasteensa, voit parantaa menestymismahdollisuuksiasi hyödyntämällä kysymyksiä ja vastauksiamme.
Paras suoja IT- outsourcing in riskejä vastaan on löytää oikea kumppani. Me Netcorpilla teemme tiivistä yhteistyötä kanssasi selvittääksemme huolenaiheesi. Tekninen tiimimme tunnetaan avoimuudestaan ja liiketoimintaosaamisestaan. Ota meihin yhteyttä, niin keskustellaan projektisi visiosta ja aloitetaan huippuluokan tuotteen kehittäminen jo tänään!
Haluatko varmistaa, että otat kaikki seikat huomioon etsiessäsi ohjelmisto outsourcing -kumppania? Käytä 25 tärkeintä kysymystä valitaksesi oikean kumppanin!
Paavo Pauklin on tunnettu konsultti ja ohjelmistokehityksen ulkoistamisen suunnannäyttäjä, jolla on vuosikymmenen kokemus. Hän on kirjoittanut kymmeniä oivaltavia blogikirjoituksia ja opaskirjan "How to Succeed with Software Development Outsourcing" ja puhuu usein alan konferensseissa. Paavo isännöi kahta vaikutusvaltaista videopodcastia: "Everybody needs developers" ja "Tech explained to managers in 3 minutes". Laajojen koulutustilaisuuksiensa kautta, joita hän on järjestänyt muun muassa Suomen Ohjelmistoyritysten Liiton ja Viron IT-yritysten liiton kanssa, hän on auttanut lukuisia yrityksiä strategiatyössä, sisäisten tiimien kouluttamisessa ja luotettavien ulkoistuskumppaneiden löytämisessä. Hänen asiantuntemuksensa tarjoaa luotettavan kompassin kaikille, jotka navigoivat ohjelmistojen ulkoistamisen maailmassa.
Mobiilisovellusten suunnittelu ja kehitys iOS:lle ja Androidille
Kattava verkkosovelluskehitys, mukaan lukien front-end, back-end ja full-stack.
Käyttöliittymä- ja käyttökokemussuunnittelupalvelut, joilla luodaan intuitiivisia, kiinnostavia ja toimivia digitaalisia tuotteita.
Pilvi-infrastruktuurin asennus ja automatisointi skaalautuvaa ja tehokasta ohjelmistotoimitusta varten DevOps-menetelmiä hyödyntäen.
Kattavat laadunvarmistuspalvelut, mukaan lukien testausautomaatio, manuaalinen testaus sekä suorituskykytestaukset.
Lataa ilmainen “Software Development Outsourcing” -e-kirjamme ja opi parhaat tavat menestyä outsourcingissa!
