Kuinka valmistella organisaatiosi outsourcingiin

outsourcing -menestyksen avain on strategisessa varhaisessa suunnittelussa. On erittäin tärkeää tietää, miten yritys valmistautuu outsourcing -sivustoon. Näin varmistat sujuvat prosessit ja kustannustehokkaat tulokset. 

Käydään läpi keskeiset vinkit, joiden avulla organisaatiosi voi valmistautua hyödyntämään outsourcing-palvelua parhaalla mahdollisella tavalla. Netcorpin asiantuntijat ovat laatineet viisivaiheisen oppaan, jonka avulla voit lisätä arvoa ja saavuttaa ohjelmistosi KPI-tavoitteet. 

Vaihe 1: Varmista, että ohjelmisto Outsourcing sopii sinulle

Outsourcing voi tarjota merkittäviä etuja, kuten pääsyn IT-asiantuntijoiden palveluihin, kustannussäästöjä ja niin edelleen. Siitä huolimatta kaikki projektit eivät sovellu hyvin outsourcing-palveluun. 

Arvioi yrityksesi nykyiset kriittiset puutteet selvittääksesi, missä outsourcing -palveluista voisi olla eniten hyötyä. Lähes puolet yrityksistä valitsee outsourcing -palvelun yksinkertaisesti siksi, että ne tarvitsevat ohjelmistoasiantuntijoita. Nykypäivän kilpailuilla markkinoilla näitä asiantuntijoita on muuten vaikea saada palvelukseen. 

Muita merkkejä siitä, että outsourcing voisi sopia yrityksellesi, ovat muun muassa:

• Haluat pysyä joustavana ja mukauttaa resursseja tarpeen mukaan. 
• Teillä ei ole pääomaa palkata pysyvää sisäistä tiimiä.
• Yrityksellänne ei ole ydinosaamista ohjelmistoalalla.  
• Sinulla on kunnianhimoinen aikataulu ja haluat tuoda tuotteesi markkinoille nopeasti. 
• Voisit hyötyä asiantuntijoiden ohjeista projektisi vaatimusten ja etenemissuunnitelman selkeyttämisessä.

Muista, että outsourcing ei välttämättä ole paras ratkaisu kaikille yrityksille tai projekteille. Jos nämä seikat eivät vastaa tavoitteitasi, oman henkilöstön palkkaaminen voi olla parempi vaihtoehto. 

Sisäinen kehitys on ihanteellinen ratkaisu, kun yritykselläsi on pitkäaikaisia IT-tarpeita, haluat 100-prosenttisen hallinnan ja sinulla on varaa palkata kokonainen tiimi. Valitse sisäisen kehityksen ja ulkoisen kehityksen ( outsourcing ) välillä, kun suunnittelet, miten valmistat yrityksesi siirtymään pilvipalveluihin ( outsourcing).

Vaihe 2: Määritä selkeästi, mikä osa prosessista ulkoistetaan

(Lähde: Deloitten vuoden 2022 maailmanlaajuinen ” Outsourcing ” -tutkimus)

Kun olet varmistanut, että outsourcing vastaa tarpeitasi, sinun tulisi päättää, miten se otetaan käyttöön. 

Aloita pohtimalla IT-toiminnan ongelmakohtia. Ulkoistaminen (Outsourcing ) on tehokkainta niillä alueilla, jotka vievät liikaa sisäisiä resursseja. Se on hyödyllistä myös osaamisvajeiden täyttämisessä tai työvoiman lisäämisessä. 

Sinun tulisi myös analysoida yrityksesi arvolupaus. Otetaan esimerkiksi uudet innovaatio- tai digitaalisen muutoksen hankkeet. Tämän toteuttamiseksi saatat tarvita lisätyövoimaa tiimiisi.

Yleisesti ulkoistettavat IT-toiminnot

Pohjimmiltaan voit ulkoistaa tehokkaasti mitä tahansa IT-toimintoja, kunhan ne tukevat tavoitteitasi. Esimerkiksi 79 % räätälöityjen ohjelmistojen ja sovellusten kehityksestä ulkoistetaan nykyään. 

Lisäksi innovaatiot, uudet trendit ja/tai uusimmat teknologiat sopivat hyvin outsourcing-sivustolle. Näihin IT-toimintoihin voivat kuulua:

• Kyberturvallisuus
• Seuraavan sukupolven tekniikka
• Suurten tietomäärien käsittely ja analytiikka 
• IoT-ratkaisut
• UI/UX-ohjelmistosuunnittelu
• Pilvilaskenta
• laadunvarmistustestaus 
• MVP-kehitys

Riippumatta siitä, minkä IT-alan valitset, määritä laajuus selkeästi, jotta ulkoistetut tiimit ovat samalla aaltopituudella jo ensimmäisestä päivästä lähtien. 

Vaihe 3: Ota huomioon kaikki ohjelmistojen Outsourcing kustannukset

Seuraavaksi outsourcing -sivuston kustannusten analysointi auttaa valmistelemaan yrityksesi outsourcing-sivustoon siirtymistä. Kustannuksia kannattaa tarkastella kokonaisvaltaisesti, jotta voit laatia realistisen budjetin.

Vaikka outsourcing tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä, lopulliseen hintaan vaikuttavat monenlaiset tekijät. Esimerkiksi projektisi koko ja laajuus voivat määrittää tarvittavan työvoiman määrän. Tarvittava IT-osaaminen vaikuttaa myös siihen, millaisia asiantuntijoita tarvitset. Tämä puolestaan voi vaikuttaa tuntihintoihin.

”Aika ja materiaalit” -mallin ymmärtäminen

Ohjelmistokehityksen outsourcing kaksi pääkustannusluokkaa ovat ”aika ja materiaalit”. ”Aika” on yleensä kallein kustannusluokka. Tähän luokkaan kuuluu maksaminen kehittäjien projektiin käyttämistä tunneista. Yleensä tämä laskutetaan tuntitaksana kunkin asiantuntijan osalta. 

”Materiaalit” on toinen merkittävä kustannusala. Siihen kuuluvat muun muassa IT-lisenssit, työkalut, laitteet ja palvelimet. Yleensä näitä kustannuksia on helppo suunnitella, sillä ne riippuvat käytetystä teknologia-alustasta ja ulkoistetun tiimin prosesseista. 

Muut kustannusluokat

Outsourcing voi myös aiheuttaa joitakin lisäkustannuksia. Nämä ovat yleensä vähäisiä verrattuna ”aikaan ja materiaaleihin”. 

• Sopimusneuvottelut. Sopimusta laadittaessa saatat joutua maksamaan neuvottelupalkkioita. Tämä pätee erityisesti silloin, kun sopimukseen tehdään useita muutoksia. 
• Tietojen siirto ja siirtymävaihe. Liiketoiminta- tai IT-tietojen siirtoon käytetyt tunnit voidaan laskuttaa erikseen. 
• IT-kumppanin hankkiminen. Kun käytät outsourcing-palvelua, sinun ei tarvitse huolehtia kehittäjien rekrytoinnin huomattavista kustannuksista. Sinulle syntyy kuitenkin vähäisiä kuluja potentiaalisten IT-kumppaneiden etsimisestä ja seulonnasta.

Kaiken kaikkiaan outsourcing :n kustannukset ovat huomattavasti alhaisemmat kuin sisäisen toteutuksen kustannukset. Itse asiassa valitsemalla outsourcing voit säästää jopa 53 %. 

Siitä huolimatta kannattaa varautua tilanteeseen laatimalla outsourcing budjetti, joka kattaa kaikki tarpeesi. Jos haluat kattavan erittelyn outsourcing kustannuksista, tutustu ehdottomasti perusteelliseen kustannusvertailuumme. 

Vaihe 4: Valitse ihanteellinen strategia sivustolle Outsourcing

Outsourcing voidaan toteuttaa monin eri tavoin tarpeidenne ja visioanne mukaan. Projektin onnistuminen riippuu usein oikean outsourcing -mallin valinnasta. 

Muista, että outsourcing -strategian tulisi olla räätälöity vastaamaan visiotasi. outsourcing on luonteeltaan erittäin joustava. Sinun kannattaa analysoida IT-vaatimuksesi ja muokata strategiaasi niiden mukaisesti. 

Strategiat tiimien rakentamiseen

Yleisenä ohjenuorana voidaan pitää sitä, että keskeinen kysymys on, haluatko pitää projektin hallinnan omissa käsissäsi vai luovuttaa sen kumppanille. 

Yrityksenne sisäisen hallinnon alaisuudessa

Jos haluat hoitaa hallinnon sisäisesti, sinun kannattaa laajentaa tiimejäsi:

• Henkilöstön vuokraus / Erityisryhmät. Vuokraa etätyöskenteleviä kehittäjiä tai tiimejä täydentämään sisäistä IT-ryhmääsi. 
• Resurssit tarpeen mukaan. Varaa kehittäjiä tiimillesi tarpeen mukaan, yleensä tuntiperusteisesti.

Kumppanisi johdolla

Sen sijaan voit ulkoistaa IT-tarpeesi kumppanille esimerkiksi seuraavien vaihtoehtojen avulla:

• Ulkoista kaikki. Anna palveluntarjoajan hoitaa kaikki tekniset tarpeesi. 
• Projektipohjainen. Luovuta erityisprojekti kumppanille, jolloin yrityksesi oma tiimi voi keskittyä muihin tehtäviin. 
• Hallinnoidut palvelut. Anna kumppanin hoitaa jatkuvat tarpeet tunti- tai kuukausipalkkiota vastaan. Tämä sopii yleensä parhaiten päivittäisiin toimintoihin, ylläpitoon tai erikoistehtäviin.

”Mix and Match” -hybridivaihtoehdot

Lopuksi voit hyödyntää hybridivaihtoehtoja siirtääksesi tiettyjä tehtäviä kumppanille. 

• Ulkoista erityishankkeet. Käytä yksinomaan outsourcing -palvelua erityishankkeisiin, kuten mobiilisovellusten kehittämiseen.
• Säilytä ylläpitotiimi ja ulkoista loput. Säilytä sisäinen tiimi ylläpitoa varten, mutta hyödynnä asiantuntijoita muilla alueilla.
• Perustetaan tutkimus- ja kehityskeskus. Käytetään outsourcing -sivustoa yksinomaan innovatiiviseen tutkimukseen.

Strategiat tiimien integroimiseksi

Nyt kun olet perustanut outsourcing -tiimisi, keskity siihen, miten ne integroidaan. Valitsemastasi mallista riippumatta sisäisillä tiimeilläsi voi olla vaikeuksia sopeutua muutokseen. 

Sisäinen vastarinta ohjelmistokehityksessä outsourcing voi haitata IT-projektisi etenemistä. Se tarjoaa kuitenkin myös tilaisuuden puuttua tiimin ongelmiin ja kerätä palautetta prosessien parantamiseksi. 

Sisäisen vastustuksen minimoimiseksi kannattaa aloittaa kuuntelemalla henkilöstöä. Anna heidän tuoda esiin huolenaiheitaan ja esittää ehdotuksia. Vastauksena tähän sinun tulisi toimia avoimesti muutosten suhteen ja viestiä jatkuvasti. 

Muita tapoja integroida tiimisi täysin ovat muun muassa:

• Anna sisäisille tiimeillesi tunne, että heitä arvostetaan
• Noudata avoimen viestinnän periaatetta
• Määritä selkeästi kunkin henkilön vastuut 
• Luo hybridinen yrityskulttuuri
• Hallitse odotuksia empaattisesti 

Vaihe 5: Löydä täydellinen IT- Outsourcing -kumppani

Lopuksi voidaan todeta, että oikean IT-kumppanin valinta on avainasemassa, kun valmistellaan yritystäsi siirtymään pilvipalveluihin ( outsourcing). Vaikka 78 % yrityksistä onnistuu luomaan myönteiset suhteet pilvipalveluntarjoajiin ( outsourcing ), se ei ole mikään takuu. Voit parantaa menestymismahdollisuuksiasi löytämällä itsellesi täydellisen kumppanin. 

Käytä aikaa IT-kumppaneiden valintaan. Ihannetapauksessa kumppanisi täyttää kaikki vähimmäisvaatimuksesi, mukaan lukien:

• Aikaisempi kokemus. Tutki yhteistyökumppanisi portfolioa perusteellisesti ja etsi siitä hankkeita, jotka muistuttavat omaasi. Muista myös tarkistaa asiakkaiden antamat huippuarvostelut ja suositukset.
• Tekninen sopivuus. Varmista , että valitsemallasi kumppanilla on asiantuntemusta juuri niillä IT-aloilla, joita tuotteesi edellyttää. Tutustu heidän nykyiseen kehittäjätiimiinsä ja kysy, mihin teknologiapinoihin he ovat erikoistuneet. 
• Yhteensopivuus liiketoimintatavoitteiden kanssa. Kumppanillasi tulisi olla liiketoimintaosaamista, ja hänen tulisi perehtyä tavoitteisiisi perusteellisesti. Tuotevisiossa ja aikataulussa tulisi ottaa huomioon nämä painopisteet. 
• Keskeiset resurssit ja infrastruktuuri. Varmista, että yhteistyökumppanillasi on käytössään laitteet, työkalut ja muut tarvittavat välineet projektisi toteuttamiseksi. Myös heidän ketterien prosessiensa tulisi olla selkeitä ja tarkasti määriteltyjä.
• Työskentelytapa. Tutustu yhteistyökumppanisi työskentelytapaan haastattelemalla tiimin jäseniä. Voit jopa järjestää kokeiluluonteisen aloituskokouksen. Näin varmistat, että viestintätavat, laatuodotukset ja muut asiat ovat täysin yhdenmukaiset. 
• Logistiikkayhteistyö. Valitse kumppani, joka pystyy toimimaan yrityksesi päivittäisen toiminnan mukaisesti. Ota huomioon kumppanin aikavyöhyke ja etätyökokemus, jotta yhteistyö sujuu saumattomasti. 
• Tiukka tietoturva ja immateriaalioikeudet. Varmista huolellisesti , että valitsemallasi kumppanilla on alansa parhaat käytännöt tietoturvan, tietojen ja immateriaalioikeuksien jne. suhteen. 
• Realistinen hinnoittelu. Pyydä rehellinen tarjous projektistasi. Sinun tulisi voida luottaa sopimukseen ja tietää tarkalleen, mitä hintaan sisältyy. 
• Suhteen avoimuus. Lopuksi , kumppanisi tulisi herättää luottamusta ja optimismiä. Etsi yhteisiä arvoja, kuten rehellisyyttä, viestintää ja pitkäaikaista sitoutumista. 

Vaikka tämä tarkistuslista voi auttaa sinua karsimaan ehdokkaita, luota omaan vaistoosi. Vaikka tekniset taidot ovatkin ratkaisevan tärkeitä, projektin onnistuminen riippuu yleensä ihmissuhteista.

Vaihe 6: Käännä ” Outsourcing ”-sopimus

Kun olet löytänyt ihanteellisen kumppanin, varmista kaikki seikat tiukalla sopimuksella. 

Käytä aikaa perehtyäksesi vakiintuneen sopimuksen kaikkiin yksityiskohtiin. Muista määritellä seuraavat ehdot:

• Kumppaniresurssit (mukaan lukien tiimin koko, työkalut, prosessit jne.)
• Hankkeen laajuus ja tavoitteet
• Selkeät tulokset ja välitavoitteet
• IP-, tieto- ja tietoturvasuojaukset
• Lainsäädännön noudattaminen
• Hinnoitteluehdot
• Muutos- ja tarkistuskäytäntö
• Raportointivaatimukset
• Riskien hallintastrategiat
• Sopimuksen hyväksymisprosessi

Kunkin tämän outsourcing -sivustolla esitetyn sopimusten parhaiden käytäntöjen osalta kannattaa olla mahdollisimman tarkka. Kirjaa kaikki sopimukset ja päätökset kirjallisesti, jotta sinulla on oikeudellinen varmistus. 

Suojaa immateriaaliomaisuutesi

Kattava sopimus on paras vakuutuksesi immateriaalioikeuksien ja tietojen varastamista vastaan. Kiinnitä erityistä huomiota immateriaalioikeuksia koskeviin ehtoihin. Sinun tulisi aina allekirjoittaa salassapitosopimus (NDA). Selvennä lisäksi sopimuksessasi seuraavat seikat:

• Kuka omistaa koodin ja resurssit
• Mitä turvallisuusmenettelyjä on käytössä
• Miten tietoja haetaan, käytetään ja tallennetaan
• Miten kumppanisi varmistaa yrityksen luottamuksellisuuden

Tämä puolestaan suojaa yritystäsi pahantahtoisilta toimijoilta ja immateriaalioikeuksiin liittyviltä kiistoilta.

Valmistaudu ohjelmistokehitykseen Outsourcing Netcorpin avulla

Organisaation valmistautuminen outsourcing vaatii huolellista suunnittelua ja harkintaa. Yllä olevan asiantuntijaoppaamme avulla tiedät nyt, miten valmistella yrityksesi outsourcing. Hyödynnä viisivaiheista prosessiamme analysoidaksesi tarpeitasi, kustannuksiasi ja strategioitasi perusteellisesti. 

Lisäksi oikean IT- outsourcing -kumppanin löytäminen on keskeinen menestystekijä. Me Netcorpilla olemme valmiita viemään ohjelmistosi uusiin korkeuksiin. Asiantuntijamme tuottavat tuloksia parantamalla läpinäkyvyyttä, tehokkuutta ja innovatiivisuutta jokaisessa projektissa. Ota meihin yhteyttä ja selvitä, kuinka ammattitaitoiset tiimimme luovat korkealaatuisia tuotteita, jotka vastaavat visiotasi.