Kaikki hyvät asiat päättyvät aikanaan. Vaikka kokemuksesi IT-kumppanistasi olisi ollut myönteinen, saatat jossain vaiheessa olla valmis siirtymään eteenpäin. Kannattaa muistaa, että 50 % outsourcing -suhteista päättyy viiden vuoden kuluessa.
Puhumattakaan siitä, jos sinulla on ollut katastrofaalinen kokemus IT-kumppanisi kanssa. Tällöin haluat todennäköisesti katkaista suhteet ja sanoa hyvästit mahdollisimman nopeasti.
Joka tapauksessa on tärkeää laatia irtautumissuunnitelma, jotta kumppanuus voidaan päättää saumattomasti. Ystävällismielinen ero ohjelmistokumppanista takaa sujuvan siirtymän. Se myös estää mahdollisten oikeudellisten riitojen syntymisen.
Asiantuntijamme ovat tässä esittäneet yksityiskohtaisesti tärkeimmät irtautumisstrategiat, jotka vastaavat yrityksesi tarpeisiin. Toivomme, että huolellinen irtautumissuunnittelu vähentää riskejä ja luo pohjan sovinnolliselle erolle.
Ensinnäkin sinun tulisi ymmärtää, milloin on aika lopettaa IT- outsourcing -kumppanuutesi. Jos kyseessä on törkeä käytös, päätös voi olla selvä. Esimerkkejä kumppanuuden ongelmista ovat muun muassa seuraavat varoitusmerkit:
Jos olet huomannut yhden tai useamman näistä merkeistä, on todennäköisesti aika lähteä. Tämä päätös ei kuitenkaan ole aina niin selvä. Ehkä sinulla on vakaa työsuhde, mutta haluat uutta osaamista tai näkökulmaa.
Oletetaan esimerkiksi, että olet kiinnostunut kehittämään jotain innovatiivista tai laajamittaista. Saatat tietää kokemuksesta, että nykyinen IT-kumppanisi ei sovellu kyseisen työn hoitamiseen. Tällöin voi olla oikea hetki lopettaa yhteistyösuhde.
Kaiken kaikkiaan kannattaa keskittyä siihen, mitä yrityksesi tarvitsee tulevaisuudessa – ei pelkästään juuri nyt. Tutustu oppaaseemme”Kuinka valita ohjelmistokehitysyhtiö”, josta löydät tärkeimmät seikat, jotka on syytä ottaa huomioon valitessasi ohjelmisto outsourcing -toimittajaa.
Kun olet päättänyt, että on aika erota, ala analysoida tilannettasi.
Ennen kuin otat yhteyttä IT-kumppaniisi, tarkista sopimuksestasi, mitkä ovat oikeudelliset velvoitteesi. Sen jälkeen ota yhteyttä sisäisiin sidosryhmiisi ja arvioi riskit ja hyödyt. Tarkastele erityisesti kustannuksia ja menetyksiä sekä vaikutuksia käynnissä oleviin projekteihin ja tavoitteisiin.
Sisäisen arvioinnin tulosten perusteella teillä on käytettävissänne muutamia vaihtoehtoja:
Jos tunne on molemminpuolinen, voitte mahdollisesti neuvotella sopimusehdoista. Aina kun se on mahdollista, tämä on usein paras tapa edetä. Voitte yhdessä IT-kumppaninne kanssa määritellä sopimuksen päättymisaikataulun, joka on molemmille osapuolille edullinen.
Sen sijaan, että irtisanoisit sopimuksen välittömästi, valitse toiminnan supistaminen sopimuksen puitteissa. Näin toimitaan yleensä silloin, kun halutaan ”odottaa” sopimusvelvoitteiden päättymistä. Tällä tavoin voit minimoida tappiot odotusaikana.
Joskus on mahdollista painaa suhteen taukopainiketta. Jos harkitset nykyisen kumppanisi ottamista mukaan tulevaan projektiin, tämä on hyvä vaihtoehto. Sen avulla voit keskeyttää yhteistyön, mutta pitää kumppanisi varalla siltä varalta, että tarpeesi muuttuvat.
Lopuksi voit päättää katkaista suhteet kokonaan ja irtisanoa sopimuksen. Vaikka joudutkin maksamaan sopimuksen rikkomisesta aiheutuvia korvauksia, huonosta yhteistyösuhteesta irtautuminen voi olla sen arvoista. Näin voit myös siirtyä nopeasti uuteen tilanteeseen ja minimoida liiketoiminnan keskeytykset. Muista, että irtisanominen on hoidettava asianmukaisesti yhteistyössä lakiasiainosastosi kanssa. Asianmukaisten toimenpiteiden toteuttaminen auttaa välttämään hankalia oikeudellisia riitoja.
Ihannetapauksessa nykyisessä sopimuksessasi on jo määritelty irtautumissuunnitelma. Nykyään 80 prosentilla yritysten omistajista ei kuitenkaan ole kirjallista siirtymäsuunnitelmaa. Jos sinulla ei ole sellaista tai jos suunnitelmasi ei ole riittävän kattava, ryhdy nopeasti toimiin siirtymän valmistelemiseksi. Tässä ovat irtautumissuunnittelun keskeiset osa-alueet, joita sinun tulisi käsitellä tiimisi kanssa.
Kerro tiimeillesi, miten siirtymä etenee. Määritä roolit ja tehtävät tarpeen mukaan. Varmista, että myös IT-kumppanillasi on selkeä käsitys vastuualueistaan. Tähän voivat kuulua lopullinen aikataulu, toimitettavat tuotokset, maksut ja niin edelleen. Älä unohda myöskään omaisuuden ja asiakirjojen siirtoa. Lopullisena tarkistuksena järjestä yhteenvetokokous varmistaaksesi, ettei mitään ole jäänyt huomiotta.
Pidä siirtymävaiheen aikana erityisen tiivistä yhteyttä, jotta tiimisi eivät tunne jäävänsä pimentoon. Tämä koskee paitsi sisäistä henkilöstöäsi myös sidosryhmiä, toimittajia ja asiakkaita. Tehokas viestintä tällä ajanjaksolla vahvistaa luottamusta ja turvaa liiketoimintaasi.
Ihannetilanteessa sinulla on aina hallintaoikeudet koodiisi, tietoihisi, työkaluihisi, dokumentaatioosi ja muihin resursseihisi. Näin voit helposti peruuttaa käyttöoikeudet ilman, että tietoja menetetään. Tiedämme kuitenkin kaikki, että työ jää joskus erillisiin siiloihin. Osana siirtymää sinun tulee huolehtia siitä, että saat kaikki yrityksen omaisuuserät takaisin IT-kumppaniltasi. Tämä on erityisen tärkeää arkaluontoisten alueiden, kuten immateriaalioikeuksien, tietojen ja lisenssien, osalta.
Siirtymävaiheen aikana tuotteissasi tai palveluissasi saattaa ilmetä joitakin häiriöitä. Varmista liiketoiminnan jatkuvuus mahdollisimman hyvin suunnittelemalla asiat etukäteen. Laadi aikataulu osaamisen siirrolle, jonka avulla IT-kumppanisi palvelut siirretään asteittain omalle vastuullesi. Älä unohda myöskään tärkeitä tehtäviä, kuten ylläpitoa, kolmansien osapuolten toimittajia ja muita vastaavia asioita.
Lopuksi on syytä muistaa, että suuriin muutoksiin liittyy usein sisäistä vastustusta. Tiimisi saattavat olla lannistuneita tai turhautuneita muutoksen vuoksi. Välttääksesi tyytymättömyyttä ja jopa henkilöstön vaihtuvuutta, pidä tiiviisti yhteyttä henkilöstöösi. Yritä pitää heidät motivoituneina ja jopa innostuneina tulevasta muutoksesta. Tutustu myös artikkeliimme”Kuinka välttää sisäistä vastustusta yrityksessäsi ohjelmistokehityksen aikana Outsourcing ”, josta saat vinkkejä siitä, miten voit käsitellä sisäistä vastustusta, jota saattaa ilmetä yrityksessäsi ohjelmistotehtäviä outsourcing toteutettaessa.
Seuraavaksi kannattaa valvoa irtautumissuunnitelmaa, jotta siirtymä sujuu jouhevasti. Usein on hyvä idea nimetä siirtymävaiheen johtaja, joka voi seurata edistymistä ja hoitaa mahdolliset ongelmat. Tutustu oppaaseemme”Etäkehitystiimien johtaminen”, josta löydät vinkkejä ja parhaita käytäntöjä etätiimien johtamiseen.
Parhaiden tulosten saavuttamiseksi sinulla tulisi olla toimiva aikataulu siirtymävaiheen tehtäville. Se voi olla yksinkertainen luettelo tai monimutkainen hallintapaneeli. Sinun tulisi myös saada viikoittainen raportti irtautumissuunnitelman etenemisestä.
Myös irtautumissuunnitelmaan liittyvien riskien tunnistaminen etukäteen voi olla avuksi. Siirtymävaiheessa sisäiselle tiimillesi todennäköisesti kertyy ylimääräistä työtä. Varaudu näihin tarpeisiin palkkaamalla lisää avustajia tai kannustamalla ylityökorvauksiin.
Älä myöskään unohda asiakkaita. Tuotteisiin tai palveluihin liittyvistä häiriöistä on tiedotettava selkeästi. Säännöllinen yhteydenpito auttaa ylläpitämään asiakastyytyväisyyttä ja -uskollisuutta. Jos palvelujen hidastumista tai keskeytyksiä on odotettavissa, lisää väliaikaisesti asiakaspalvelun henkilöstömäärää.
Lähtöstrategiasi ei ole pelkkä tarkistuslista, josta voi vain ruksata kohdat pois. Tässä vaiheessa saatat kohdata myös tunneperäisiä esteitä muutosta tehdessäsi. On tärkeää käsitellä näitä tunteita terveellä tavalla, jotta olet valmis seuraavaan haasteeseen. Seuraavassa on muutamia strategioita, joiden avulla voit toteuttaa sujuvan lähdön:
Nyt kun IT-kumppanuutesi on päättynyt, on aika poimia siitä oppeja. On hyödyllistä analysoida kokemuksesi perusteellisesti ja poimia siitä oppeja. Näin saat lisää tietoa siitä, mikä toimi, mikä ei toiminut ja miten arvioisit toimittajia tulevaisuudessa. Nämä tiedot ovat arvokkaita, kun haluat saada parhaan hyödyn tulevista outsourcing sopimuksista ja liiketoimintasuhteista. Tutustu oppaaseemme”Ohjelmistokehityksen Outsourcing sopimusten parhaat käytännöt vuodelle 2023” ja selvitä, miten se onnistuu!
Kerää 360 asteen palautetta kaikilta yhteistyöhön osallistuneilta. (Älä unohda esimiehiä, tiimin jäseniä ja ulkoisia toimittajia.) Tee näistä loppukyselyistä nimettömiä, jotta vastaajat voivat kertoa kokemuksistaan rehellisesti.
Kun palaute on kerätty, analysoi se, jotta voit laatia suositusluettelon. Mieti, miten määrittelisit tulevien kumppanuuksien vaatimukset. Kiinnitä erityistä huomiota ”pehmeisiin” osa-alueisiin, kuten liiketoiminnan arvoihin tai viestintään. Kirjoita kaikki muistiin, jotta voit laatia vankemman irtautumissuunnitelman seuraavaa kumppanuutta varten.
Viimeisenä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä, pidä yllä myönteisiä suhteita eron jälkeen. Aivan kuten romanttisissa eroissa, on yleensä parasta pysyä ystävällisinä. Saatathan törmätä entiseen IT-kumppaniisi alan tapahtumassa tai kollegoiden kautta.
Tämä riippuu tietysti siitä, kuinka hyvin kumppanuutenne päättyi. Jos olet katkaissut kaikki yhteydet heihin, on epätodennäköistä, että olet avoin tuleville yhteistyömahdollisuuksille. Jos kuitenkin onnistuitte erottamaan ystävällisin välein, älä epäröi tutkia vaihtoehtojasi. Esimerkiksi silloin, kun se on järkevää, voisit:
Ainakin on hyvä pystyä tulemaan toimeen samassa huoneessa. Yritä eron jälkeen mahdollisuuksien mukaan luoda rakentava työyhteisösuhde.
Vanha pois, uusi tilalle! Menestyksellinen yhteistyön päättäminen IT-kumppanin kanssa on ratkaisevan tärkeää, jotta teknologiaprojektisi saadaan takaisin raiteilleen. Hyödynnä yllä mainittuja seitsemää strategiaamme, kun suunnittelet yhteistyön päättämistä. Näin voit vähentää ristiriitoja ja saada tärkeitä oivalluksia seuraavaa kumppanuutta varten.
Nyt kun olet jättänyt entisen kumppanisi taaksesi, on aika suunnata katse tulevaisuuteen. Me Netcorpilla haluamme ylittää odotuksesi kumppanuudestamme. Ota yhteyttä, niin saat käsityksen siitä, miten huipputiimimme luovat luottamuksellisen suhteen jokaiseen asiakkaaseen. Olemme ylpeitä siitä, että kehitämme korkealaatuisia tuotteita, jotka perustuvat juuri sinun yrityksesi arvoihin.
Paavo Pauklin on tunnettu konsultti ja ohjelmistokehityksen ulkoistamisen suunnannäyttäjä, jolla on vuosikymmenen kokemus. Hän on kirjoittanut kymmeniä oivaltavia blogikirjoituksia ja opaskirjan "How to Succeed with Software Development Outsourcing" ja puhuu usein alan konferensseissa. Paavo isännöi kahta vaikutusvaltaista videopodcastia: "Everybody needs developers" ja "Tech explained to managers in 3 minutes". Laajojen koulutustilaisuuksiensa kautta, joita hän on järjestänyt muun muassa Suomen Ohjelmistoyritysten Liiton ja Viron IT-yritysten liiton kanssa, hän on auttanut lukuisia yrityksiä strategiatyössä, sisäisten tiimien kouluttamisessa ja luotettavien ulkoistuskumppaneiden löytämisessä. Hänen asiantuntemuksensa tarjoaa luotettavan kompassin kaikille, jotka navigoivat ohjelmistojen ulkoistamisen maailmassa.
Mobiilisovellusten suunnittelu ja kehitys iOS:lle ja Androidille
Kattava verkkosovelluskehitys, mukaan lukien front-end, back-end ja full-stack.
Käyttöliittymä- ja käyttökokemussuunnittelupalvelut, joilla luodaan intuitiivisia, kiinnostavia ja toimivia digitaalisia tuotteita.
Pilvi-infrastruktuurin asennus ja automatisointi skaalautuvaa ja tehokasta ohjelmistotoimitusta varten DevOps-menetelmiä hyödyntäen.
Kattavat laadunvarmistuspalvelut, mukaan lukien testausautomaatio, manuaalinen testaus sekä suorituskykytestaukset.
Lataa ilmainen “Software Development Outsourcing” -e-kirjamme ja opi parhaat tavat menestyä outsourcingissa!
